Asana vs. Notion : avantages, limites, cible et coût de ces outils de gestion de projet

par | Mai 1, 2024

Le marché des outils et logiciels de gestion de projet a été estimé à plus de 6.54 milliards de dollars en 2024 par Mordor Intelligence, avec un taux de croissance annuel moyen à deux chiffres (plus de 10 %).

De la planification structurée à la coordination des tâches en passant par le suivi en temps réel, la collaboration en temps réel, la documentation et le reporting, les outils de gestion de projet sont devenus incontournables dans la boîte à outils des entreprises depuis la deuxième moitié des années 2010.

Si les outils made in France commencent à émerger (Wimi, Bubble Plan, Tamplo ou encore Jamespot), le marché reste dominé par les Américains. Aujourd’hui, BtoB leaders vous propose un comparatif de deux outils très utilisés en France : Notion et Asana. C’est parti !

#1 Notion.so

Notion est une application polyvalente qui combine la prise de notes, la gestion de tâches, les bases de données, et la planification de projets dans une interface unique et modulable. Lancée en 2016, cette plateforme se distingue par sa flexibilité et son approche modulaire qui permet aux utilisateurs de créer des espaces de travail personnalisés.

Quels avantages ?

Notion est sans doute l’outil de gestion de projets qui permet la plus grande liberté dans l’organisation des informations. Ses blocs modulables peuvent être adaptés selon les besoins spécifiques de chaque projet, généralement en moins de trois clics.

Les utilisateurs peuvent donc créer des pages et les agencer avec des blocs contenant du texte, des to-do lists, des images, des fichiers, des codes informatiques, etc. Chaque bloc peut être configuré, déplacé et imbriqué pour créer des systèmes d’organisation sur mesure.

Notion permet également de créer des wikis internes qui facilitent la documentation et le partage des connaissances au sein des équipes. Cette fonctionnalité permet de stocker des informations d’entreprise, des guides et des procédures opérationnelles standards pour rendre l’information facilement accessible à tous.

On apprécie également le dynamisme de la communauté Notion, qui enrichit très régulièrement la vaste bibliothèque de modèles préconçus, ou templates, qui peuvent être utilisés pour démarrer rapidement de nouveaux projets.

Notions intègre aussi plusieurs outils utiles comme les calendriers, les bases de données et les listes de tâches, ce qui permet de centraliser l’organisation et la gestion de projets. Les espaces d’édition de texte sont intuitifs et permettent une collaboration en temps réel entre les membres de l’équipe, notamment sur les tâches de Content Marketing.

Sur le volet de la forme, l’interface de Notion est particulièrement épurée et minimaliste, ce qui facilite la concentration et la productivité.

Quels inconvénients ?

La flexibilité de Notion peut aussi être un inconvénient pour les nouveaux utilisateurs qui peuvent se sentir dépassés par toutes les options et fonctionnalités disponibles. Il y a indéniablement une grosse courbe d’apprentissage.

Notons aussi que Notion n’est pas aussi au point sur la collaboration en temps réel que des outils dédiés comme Google Drive ou Microsoft Teams. Les mises à jour et les modifications peuvent parfois prendre du temps pour être visibles à tous les membres de l’équipe.

L’application peut aussi devenir lente lorsqu’elle gère de grandes quantités de données ou lorsque de nombreux utilisateurs travaillent simultanément sur la même page.

Combien coûte Notion ?

Bien qu’il existe une version gratuite de Notion, les fonctionnalités les plus avancées et l’accès illimité sont réservés aux utilisateurs payants, ce qui peut représenter un coût significatif pour les grandes équipes ou les entreprises (10 dollars par mois et par utilisateur).

Notion : pour quels types d’entreprises ?

Notion est idéal pour les startups, les PME qui ont besoin de flexibilité et de personnalisation sans forcément avoir besoin d’une performance de pointe dans la collaboration en temps réel. Les équipes créatives (marketing) et les Freelancers peuvent également compter sur Notion.

#2 Asana

Asana est un outil de gestion de projets et de tâches qui vise à améliorer la collaboration et la communication au sein des équipes. L’application a été lancée en 2008 par Dustin Moskovitz, co-fondateur de Facebook, et Justin Rosenstein, ancien ingénieur chez Google et Facebook. L’entreprise est basée aux États-Unis, plus précisément à San Francisco, en Californie.

Quels avantages ?

L’attribution des tâches est très simple sur Asana. On apprécie notamment la vue en cascade qui permet de bien visualiser les différentes échéances sur tous les projets en cours et à venir. La bonne gestion de la chronologie facilite la prise en compte des interdépendances entre les tâches et la gestion des éventuels goulots d’étranglement.

Citons également :

  1. La vue « portefeuille », qui permet aux gestionnaires de projet de rassembler plusieurs projets sous un seul portefeuille pour faciliter le suivi et l’allocation des ressources pour chaque compte client, par exemple. Cette vue centralisée est très utile pour les managers.
  2. Les règles d’automatisation. L’une des forces d’Asana réside dans ses options d’automatisation personnalisables qui peuvent réduire le temps consacré à la gestion des tâches répétitives. Les utilisateurs peuvent configurer des règles pour automatiser des actions courantes comme la mise à jour des statuts, le réacheminement des tâches entre les membres de l’équipe et la notification des échéances à venir.
  3. Les objectifs stratégiques : Asana permet de définir des objectifs à long terme qui sont directement assignés aux projets et aux tâches opérationnelles. Les équipes peuvent donc organiser leur quotidien sans jamais perdre de vue les objectifs stratégiques de l’entreprise. Cette fonctionnalité favorise la cohérence entre les activités opérationnelles et la vision à long terme.
  4. Des intégrations bien pensées : Asana propose un large éventail d’intégrations avec d’autres logiciels spécialisés, ce qui permet de créer un écosystème au service de la productivité. Par exemple, l’intégration avec l’outil de création graphique Adobe Creative Cloud permet aux équipes créatives de recevoir des feedbacks directement dans Asana sans quitter leur environnement de travail habituel.
  5. Une bonne application mobile qui permet une gestion de projet efficace en déplacement. Contrairement à certains de ses concurrents comme Trello ou Monday.com, l’application mobile d’Asana offre presque toutes les fonctionnalités de la version de bureau.

Quels inconvénients ?

La version gratuite d’Asana limite les utilisateurs à 15 membres par équipe, ce qui peut être restrictif pour des équipes en croissance. De plus, certaines fonctionnalités clés comme les tableaux de bord avancés, les chronologies et les règles d’automatisation ne sont disponibles que dans les versions payantes.

Bien qu’Asana permette de visualiser les dépendances entre les tâches dans la vue chronologique, cette fonctionnalité n’est pas aussi intuitive ni aussi facile à gérer que chez certains concurrents. Par exemple, la modification des dates et des dépendances nécessite plus de 5 clics en moyenne, ce qui peut être fastidieux pour les gestionnaires de projet qui manquent de temps.

On peut également déplorer les difficultés à brancher Asana avec des outils tiers de reporting et d’analyse des données, et l’absence de toute fonctionnalité de gestion des budgets. Enfin, l’interface utilisateur est un peu chargée et encombrée, ce qui tranche avec l’expérience épurée proposée par Notion.

Combien coûte Asana ?

Asana coûte beaucoup plus cher que Notion :

  • Le pack Starter est à 13.49 $ par utilisateur et pas mois ;
  • Le pack « Advanced » est à 24.99 $ par utilisateur et par mois.

Asana : pour quels types d’entreprises ?

Asana convient particulièrement aux entreprises de taille moyenne à grande qui ont besoin d’une gestion de projet structurée et de suivis détaillés des tâches à travers plusieurs équipes et services.

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